Szerkesztési szabályok pirossal...
[CégLogó a levél tetején, ha van]
Attila Mészáros[a küldő neve]
Blogger at blogger.com[pozíció, ha feltüntetendő]
Fő utca 4. 1/1[utca cím]
1021, Budapest[postafiók, város]
Hungary
+36.30.123.1234
[1sor kihagyás]
December 1, 2012[keltezési dátum, hónap kiírva]
[1sor kihagyás]
John Reader[címzett neve, titulus nélkül]
Chief Visitor[pozíció, ha van]
world wide web[cím, hasonlóan a feladóhoz, de tel. szám nélkül]
[2-3 sor
kihagyás,
helytől függően]
Dear Mr. Reader:[megszólításról bővebben a 3. bekezdésben]
[1sor kihagyás]
Re: How to write a full block style business letter[tárgysorról bővebben az 4. bekezdésben]
[1sor kihagyás]
[1]Formálisan szerkesztett üzleti levél továbbra is népszerű és egyik elvárt módja az írott kommunikációnak angol (és más) nyelvterületen. Sok munkaajánló a mai napig cover letter-t vár el a jelentkezőktől a standard életrajz mellett, de bármilyen más üzleti jellegű írott kommunikációt végző személy, aki személyes hatást kíván elérni vagy feljegyzett nyomot akar hagyni a lefolytakról, azt leghatékonyabban és professzionálisan üzleti levélben tudja rögzíteni.
[1sor kihagyás]
[2]Napjainkban az amerikai angol nyelvterületen több strukturálisan bevett formátuma létezik az üzleti levélnek (full block, modified block, semi-block, alternative block, stb.), itt csak egyet tüntetek fel, mert a célnak ugyanúgy megfelel mint bármely másik forma, viszont a szabályai ennek a legegyszerűbben követhetők. Érdemes megemlíteni, hogy más angol vagy egyéb nyelvterületeken az üzleti levél formátuma kissé vagy akár lényegesen változó, tehát az itt leírt "full block" stílusú levélformát kizárólag angolul szabad alkalmazni és feltehetően olyan partnerek irányába, akiknél az amerikai angol, mint kommunikáció, elfogadott.
[1sor kihagyás]
[3]Részletesebben a megszólításról. FONTOS minden esetben a kettőspont használata a megszólítás végén, kivéve, ha közeli ismerősnek szól a levél - akkor vessző is használható. A "Dear" szinte minden esetben és személlyel szemben alkalmazható, titulus viszont csak akkor, ha az író 100%-ig biztos a címzett nemében. Ez a dilemma kiiktatható a teljes név kiírásával titulus nélkül, ami ugyan kevésbé udvarias, de hatékony és elfogadott megoldás. (Általában egy gyors Google image search felfedi az idegen keresztnév nemét, amennyiben szükséges.) Ha a címzett neve egyáltalán nem ismert, "Dear Sir/Madam" vagy "To whom it may concern" az általános megszólítás.
[1sor kihagyás]
[4]A tárgysor nem minden esetben kötelező, de ajánlott alkalmazni ha ez indokolt és segíti az olvasó gyorsabb tájékozódását a levél témáját illetően. A tárgysort vastag betűkkel kell írni, "Re:" kezdéssel vagy anélkül.
[1sor kihagyás]
[5]A levél természetes, egyenes, és lényegre törő, maga a szöveg pedig mentes felesleges körmondatoktól. A nyitó bekezdés feltünteti a levél tárgyát és/vagy a kommunikációtól elvárt eredményt. Az utána következő bekezdések kitérnek a részletekre, időrendi vagy egy általánostól-specifikusig terjedő sorrendben. Az utolsó bekezdés megerősíti az elsőben elmondottakat és lezárja a levelet.
[1sor kihagyás]
[6]A záró bekezdés (amiben megerősíti a levélíró a nyitó bekezdésben mondottakat) után már csak az elköszönés, aláírás és az esetleges csatolt dokumentumokra, bemásolt személyekre történő utalás marad hátra, az alábbiak szerint. Elköszönni több egyszerű és általánosan használt kifejezéssel lehet: Best regards, Regards (kevésbé udvarias), Sincerely, Sincerely yours, Respectfully vagy Thank you.
[1sor kihagyás]
Best regards,[vesszővel]
[3-4 sor
kihagyás,
helytől függően - kézi aláírás/sign image-nek hely nyomtatott levélben]
Attila Mészáros
Blogger, blogger.com[pozíció, ha feltüntetendő]
[1sor kihagyás]
CC:[Nevek felsorolása egymás alatt, ha a levél másolata másoknak is küldött]
[1sor kihagyás]
Enclosure:[levélhez csatolt dokumentumok felsorolva egymás alatt, ha vannak]
