2012. december 25., kedd

Marketing első szabálya: előny (személyre szabva), aztán tulajdonság

Akarsz úgy kommunikálni írásban, vagy akár szóban, hogy annak legyen is hatása? Akkor először azt kell mérlegelned, hogy kihez beszélsz, és csak utána, hogy miről.

Szinte naponta összefutok a legkitűnőbb szakemberekkel, akik alig várják, hogy megosszák a témát amiben annyira kitűnők, miközben elfelejtik, hogy más esetleg egy komplett laikus, így nem képes átélni a lelkesedésüket.

Példa:
Egy kéményseprő becsönget hozzám és elmondja, hogy a városban ő tudja a legtisztábbra pucolni a kéményem képzettsége és legmodernebb felszerelései miatt. Ezt a információt se nem tudom, se nem kívánom mérlegelni, de biztos, hogy helyette azon kezdek gondolkozni a második mondat után, hogy hogyan szabadulhatok meg a lelkes, de szurtos látogatómtól, mint egy zavaró tényezőtől, lehető leghamarabb.

Ha viszont a köszönő kéményseprő azonnal egy garantáló kijelentéssel kezd, hogy nem fogok szénmonoxid mérgezésben a családommal együtt egy este meghalni, mert ő alaposan és szakértő módon végzi a hivatását, és persze ezzel -- jó kéményseprőhöz méltóan -- különösen szerencsés hatást képes kiváltani, arra biztos, hogy azonnal felfigyelek.

Nehéz beismerni, de szubjektív lények vagyunk és legtöbbször az első benyomás információja érzelmi szűrőkön keresztül jut el az agyunkba. Elsőként általában az üzenethozó személyét mérlegeljük és hogy az adott információ milyen érzéseket kelt bennünk. Ez az elsődleges szűrő tehát igenis döntő hatással bír az üzenet összességének sikerére.

Nem csak online környezetben, de minden más területen is a marketinges szakembernek kb. annyi az esélye, hogy befejezze a mondanivalóját, mint egy ajtóban toporgó, kormos kéményseprőnek vacsoraidőben. Vagyis -- kb. egy mondat. Ezért fontos, hogy az a mondat az ajtót nyitót személyről szóljon, különben egy csapódás (vagy kattintás) és az esély örökre elúszott a második mondat megkezdése előtt.

Ez a bejegyzés is nekiveselkedhetett volna másképp, de akkor már nem is olvasnád ezt, ugye...?

Üzleti levél szabályai amerikai angolban

Szerkesztési szabályok pirossal...


[CégLogó a levél tetején, ha van]
[1 sor kihagyás, alatta a küldő adatai ha a céglogóban nincsenek feltüntetve]
Attila Mészáros[a küldő neve]
Blogger at blogger.com[pozíció, ha feltüntetendő]
Fő utca 4. 1/1[utca cím]
1021, Budapest[postafiók, város]
Hungary
+36.30.123.1234
[1sor kihagyás]
December 1, 2012[keltezési dátum, hónap kiírva]
[1sor kihagyás]
John Reader[címzett neve, titulus nélkül]
Chief Visitor[pozíció, ha van]
world wide web[cím, hasonlóan a feladóhoz, de tel. szám nélkül]
[2-3 sor
kihagyás,
helytől függően]
Dear Mr. Reader:[megszólításról bővebben a 3. bekezdésben]
[1sor kihagyás]
Re: How to write a full block style business letter[tárgysorról bővebben az 4. bekezdésben]
[1sor kihagyás]
[1]Formálisan szerkesztett üzleti levél továbbra is népszerű és egyik elvárt módja az írott kommunikációnak angol (és más) nyelvterületen. Sok munkaajánló a mai napig cover letter-t vár el a jelentkezőktől a standard életrajz mellett, de bármilyen más üzleti jellegű írott kommunikációt végző személy, aki személyes hatást kíván elérni vagy feljegyzett nyomot akar hagyni a lefolytakról, azt leghatékonyabban és professzionálisan üzleti levélben tudja rögzíteni.
[1sor kihagyás]
[2]Napjainkban az amerikai angol nyelvterületen több strukturálisan bevett formátuma létezik az üzleti levélnek (full block, modified block, semi-block, alternative block, stb.), itt csak egyet tüntetek fel, mert a célnak ugyanúgy megfelel mint bármely másik forma, viszont a szabályai ennek a legegyszerűbben követhetők. Érdemes megemlíteni, hogy más angol vagy egyéb nyelvterületeken az üzleti levél formátuma kissé vagy akár lényegesen változó, tehát az itt leírt "full block" stílusú levélformát kizárólag angolul szabad alkalmazni és feltehetően olyan partnerek irányába, akiknél az amerikai angol, mint kommunikáció, elfogadott.
[1sor kihagyás]
[3]Részletesebben a megszólításról. FONTOS minden esetben a kettőspont használata a megszólítás végén, kivéve, ha közeli ismerősnek szól a levél - akkor vessző is használható. A "Dear" szinte minden esetben és személlyel szemben alkalmazható, titulus viszont csak akkor, ha az író 100%-ig biztos a címzett nemében. Ez a dilemma kiiktatható a teljes név kiírásával titulus nélkül, ami ugyan kevésbé udvarias, de hatékony és elfogadott megoldás. (Általában egy gyors Google image search felfedi az idegen keresztnév nemét, amennyiben szükséges.) Ha a címzett neve egyáltalán nem ismert, "Dear Sir/Madam" vagy "To whom it may concern" az általános megszólítás.
[1sor kihagyás]
[4]A tárgysor nem minden esetben kötelező, de ajánlott alkalmazni ha ez indokolt és segíti az olvasó gyorsabb tájékozódását a levél témáját illetően. A tárgysort vastag betűkkel kell írni, "Re:" kezdéssel vagy anélkül. 
[1sor kihagyás]
[5]A levél természetes, egyenes, és lényegre törő, maga a szöveg pedig mentes felesleges körmondatoktól. A nyitó bekezdés feltünteti a levél tárgyát és/vagy a kommunikációtól elvárt eredményt. Az utána következő bekezdések kitérnek a részletekre, időrendi vagy egy általánostól-specifikusig terjedő sorrendben. Az utolsó bekezdés megerősíti az elsőben elmondottakat és lezárja a levelet.
[1sor kihagyás]
[6]A záró bekezdés (amiben megerősíti a levélíró a nyitó bekezdésben mondottakat) után már csak az elköszönés, aláírás és az esetleges csatolt dokumentumokra, bemásolt személyekre történő utalás marad hátra, az alábbiak szerint. Elköszönni több egyszerű és általánosan használt kifejezéssel lehet: Best regards, Regards (kevésbé udvarias), Sincerely, Sincerely yours, Respectfully vagy Thank you.
[1sor kihagyás]
Best regards,[vesszővel]
[3-4 sor
kihagyás,
helytől függően - kézi aláírás/sign image-nek hely nyomtatott levélben]
Attila Mészáros
Blogger, blogger.com[pozíció, ha feltüntetendő]
[1sor kihagyás]
CC:[Nevek felsorolása egymás alatt, ha a levél másolata másoknak is küldött]
[1sor kihagyás]
Enclosure:[levélhez csatolt dokumentumok felsorolva egymás alatt, ha vannak]

THAT vagy WHICH, mikor melyik szabályos?

Az angol, mint rugalmas egy világnyelv, előszeretettel alkalmazkodik a használói régió szabályaihoz és a helyi lakosság nyelvtudásához. Ennek függvényében az egyes nyelvtani szabályok és ezek merevsége is sokszor helyhez kapcsolódik. A legjobb példa erre a that vs. which használata az angolban.

Érdekes módon még az angol anyanyelvűek nagy része sem tudja biztosan, a fent említett kifejezések használata mikor és hogy miért helyes. Persze vannak erre leírt szabályok, de gyakorlati alkalmazásuk már egy más kérdés. Szóval anélkül, hogy belevágnánk a 'restrictive' és 'non-restrictive' mondatszerkezetek bonyodalmaiba, megpróbálom a lehető legegyszerűbben felvázolni e kötőszavak helyes használatát.

The medicine that my mom brought made me feel better in an instant.

The medicine, which usually makes me feel quite nauseous, helped a great deal this time.

Mi a különbség a két mondat között? Az elsőben a that utáni aláhúzott mondatrész elválaszthatatlan része a teljes mondatnak és anélkül az egésznek más jelentése lenne. A mondat leszögezi, hogy a más gyógyszerek mellett az segített, amit anyukám hozott.

A második példában viszont a vessző utáni aláhúzott rész csak extra információval szolgál a feltehetően egyedüli és nem feltétlenül jó ízű gyógyszerről, de a mondat anélkül is megállná a helyét és jelentésén sem változtatna.

Amire még oda kell figyelni:
  • Ha személyre utal a mondatrész akkor that vagy which helyett who/whom alkalmazandó a mondattól függően.
  • a that elé a példában felhozott mondat struktúrában nem szabad vesszőt helyezni, which előtt viszont igen. Hogy miért, arra egy másik bejegyzés kitér...

Felkiáltójel használata angolban

Nemrégiben hallottam valakitől, hogy angol nyelvű kollégákkal történő huzamosabb levelezés után, megkérdezték tőle, hogy miért haragszik annyira rájuk. Mint kiderült, a felkiáltó jelek tömeges használatából az az érzésük támadt az olvasó feleknek, hogy az említett személy írásban kiabál velük.

Iskolában, nyelvtan órán persze azt tanították, hogy felkiáltó, felszólító és óhajtó mondatok végét magyarban felkiáltójellel kell ellátni. Ez természetesen a gyakorlatban nincs így mindenkor, de angolban semmi estre sem. Ott szinte kizárólag szó szerinti felkiáltáskor vagy erősen nyomatékos felszólításkor használt e mondatvégi jel.

Nem is feltétlenül szükséges ezt a szabályt túlragozni, elég két egyszerű példát felhozni:

Return the completed form before the end of this week. - Egyszerű kérés.
Return the completed form before the end of this week! - Erősen nyomatékos felszólítás.

Learn about our special deals. - Sima információ.
Learn about our special deals! - Ez gyakorlatilag leordítja az olvasó fejét. Ilyen mondat alkalmazásánál jobb a felkiáltó jeleket elfelejteni a szövegkörnyezet egész többi részében, különben a szövegíró a legjobb esetben egy cirkuszi kikiáltó hatását váltja ki.

Thank you for your attention! (tényleg...?)